lunes, 24 de enero de 2011

SUBTOTALES

En Excel, los subtotales se utilizan cuando trabaja con listas de datos ordenadas. Sirven para realizar cálculos totales y parciales de dichas listas. 

Microsoft Excel puede calcular automáticamente valores de subtotales y de totales generales en una lista. Cuando se insertan subtotales automáticos, Excel esquematiza la lista para que se puedan mostrar y ocultar las filas de detalle de cada subtotal.

En Excel se puede calcular subtotales o totales de parte de los datos contenidos en hojas de cálculo. Por ejemplo, en una hoja de cálculo que contenga datos sobre ventas correspondientes a tres categorías de productos distintas, primero puede ordenar los productos por categoría y, a continuación, seleccionar todas las celdas que contienen datos y abrir el cuadro de diálogo Subtotales (menú Datos, comando Subtotales).

Imagen del cuadro de diálogo Subtotales 

En el cuadro de diálogo Subtotales puede elegir la columna en la que desea basar los subtotales (como por ejemplo para cada uno de los valores distintos de la columna Semana), el cálculo de resumen que desea realizar y la columna o columnas que contienen los valores que deben resumirse. Por ejemplo (como se muestra en la imagen anterior), podría calcular los subtotales de la cantidad de unidades vendidas en cada categoría. Una vez definidos los subtotales, aparecen en la hoja de cálculo.

Imagen de grupos de filas que forman un esquema 

Como muestra la imagen anterior, cuando se agregan subtotales a una hoja de cálculo, Excel también define grupos tomando como base las filas usadas para calcular los subtotales. Las agrupaciones forman un esquema de su hoja de cálculo según los criterios usados para crear los subtotales. Todas las filas que contienen productos de mobiliario aparecen en un grupo, las filas que contienen herramientas en otro, etc. La sección de esquema de la parte izquierda de la hoja de cálculo contiene controles que puede utilizar para mostrar u ocultar grupos de filas.


Imagen de subtotales en esquema

En la sección de esquema se pueden encontrar tres tipos de controles:

  • Botones Ocultar detalles    Cuando las filas de un grupo están visibles, aparece un botón para ocultar detalles Imagen del botón Ocultar detalles junto a dicho grupo.
  • Botones Mostrar detalles    Cuando se oculta un grupo de filas, el botón que aparece junto al grupo cambia y se transforma en un botón para mostrar detalles Imagen del botón Mostrar detalles. Al hacer clic en un botón Mostrar detalles se restauran las filas de ese grupo y aparecen en la hoja de cálculo.
  • Botones Nivel    Cada uno de los botones de nivel numerados Imagen de botón de nivel numerado representa un nivel de organización dentro de una hoja de cálculo; al hacer clic en un botón de nivel se ocultan todos los niveles de detalle situados debajo del botón en el que se hace clic.
La tabla siguiente identifica los tres niveles de organización del gráfico anterior.

Nivel    Descripción
   1     Total general
   2     Subtotales de cada grupo
   3     Filas de la hoja de cálculo 




En la hoja de cálculo presentada en la imagen anterior, al hacer clic en el botón de nivel 2 se ocultarían las filas que contuvieran datos sobre las ventas de productos concretos, pero quedarían visibles en la hoja de cálculo la fila del total general (nivel 1) y todas las filas que contienen los subtotales de cada producto (nivel 2).

Imagen del segundo nivel de grupo 

Para mayor flexibilidad, puede agregar niveles de detalle al esquema creado por Excel, lo que le permitirá ocultar detalles concretos de vez en cuando. Por ejemplo, puede que desee ocultar las ventas de vallas, campanillas y estacas de bambú (que sabe vender bien) para ver el nivel de ventas de los demás productos y compararlos entre sí.

Crear un nuevo grupo de esquema dentro de un grupo existente

  1. Seleccione las filas que desea agrupar.
  2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Agrupar.
Excel creará un nuevo grupo en un nuevo nivel (nivel 4), como se puede ver en la imagen siguiente.

Imagen de varios niveles de grupo

Quitar un grupo

  1. Seleccione las filas incluidas en un grupo.
  2. Elija el comando Agrupar y esquema del menú Datos y haga clic en Desagrupar.
 Sugerencia.  Si desea quitar todos los subtotales de una hoja de cálculo, haga clic en la opción Subtotales del menú Datos y, después, en Quitar todos


Cómo se calculan los subtotales

Excel calcula los subtotales con una función de resumen, como Suma o Promedio. Puede mostrar subtotales en una lista con más de un tipo de cálculo a la vez.

Totales generales

Los valores del total general se obtienen a partir de los datos de detalle y no de los valores de las filas de subtotales. Por ejemplo, si se utiliza la función de resumen Promedio, la fila Total general mostrará el promedio de todas las filas de detalle de la lista y no el promedio de los valores de las filas de subtotales.
Actualización automática: Excel actualizará automáticamente los subtotales y el total general cuando se modifiquen los datos de detalle.


 

Subtotales anidados
Puede insertar subtotales de grupos más pequeños en los grupos de subtotales existentes. En el ejemplo a continuación, los subtotales de cada deporte están en una lista que ya tiene subtotales para cada región.

Subtotales exteriores
Antes de insertar los subtotales anidados, compruebe que ha ordenado la lista por todas las columnas para las que desea los valores subtotales de manera que las filas cuyos subtotales desea estén agrupadas.

Insertar subtotales individuales

Subtotales

  • Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
  • Haga clic en una celda de la columna cuyos subtotales se desea calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en una celda de la columna Deporte, columna B.
  • Haga clic en Orden ascendente o en Orden descendente.
  •  En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
  • En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, haría clic en la columna Deporte.
  •  En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
  • En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación de cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, seleccionaría la columna Ventas.
-Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
-Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
    Haga clic en Aceptar.

Nota: Puede utilizar de nuevo el comando Subtotales para agregar más subtotales con diferentes funciones de resumen. Para evitar que se sobrescriban los subtotales existentes, desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
Sugerencia
Para mostrar un resumen solamente de los subtotales y de los totales generales, haga clic en los símbolos de esquema que aparecen junto a los números de fila. Utilice los símbolos y par a mostrar u ocultar las filas de detalle de los subtotales individuales.

Insertar subtotales anidados





    Subtotales anidados

  •  Asegúrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular están en el siguiente formato: cada columna tiene un rótulo en la primera fila, contiene hechos similares y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.
  • Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de subtotales exteriores, después por la siguiente columna interior de los subtotales anidados, etc. En el ejemplo anterior, ordenaría el rango primero por la columna Región y después por la columna Deporte.
Para obtener resultados óptimos, el rango que se ordene deberá tener rótulos de columna.  
  • Haga clic en el rango que desee ordenar.
  • En el menú Datos, haga clic en Ordenar.
  • En los cuadros Ordenar por y Luego por, haga clic en las columnas que desee ordenar.
  • Seleccione otras opciones de ordenación que desee y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  • Inserte los subtotales exteriores.
-En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
-En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de los subtotales exteriores. En el ejemplo anterior, haría clic en Región.
-En el cuadro Usar función, haga clic en la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos.

Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) que desee utilizar para calcular los subtotales.
-En el cuadro Agregar subtotal a, active la casilla de verificación correspondiente a cada columna que contenga valores cuyos subtotales desee calcular. En el ejemplo anterior, esa columna sería Ventas.
-Si desea un salto de página automático después de cada subtotal, active la casilla de verificación Salto de página entre grupos.
-Si desea que los subtotales aparezcan encima de las filas cuyos subtotales se han calculado en lugar de que aparezcan debajo, desactive la casilla de verificación Resumen debajo de los datos.
    
  •  Inserte los subtotales anidados.
-En el menú Datos, haga clic en Subtotales.
-En el cuadro Para cada cambio en, haga clic en la columna de subtotales anidados. En el ejemplo anterior, esa columna sería Deporte.
  •  Seleccione la función de resumen (función de resumen: tipo de cálculo que combina datos de origen en un informe de tabla dinámica o una tabla de consolidación, o cuando se insertan subtotales automáticos en una lista o base de datos. Algunos ejemplos de funciones de resumen son: Sumar, Contar y Promedio.) y otras opciones.
  • Desactive la casilla de verificación Reemplazar subtotales actuales.
  •  Repita el paso anterior para más subtotales anidados, empezando desde los más exteriores.
Insertar una fila total en una lista
  • Asegúrese de que esté activada la lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) seleccionando una celda de la lista.
  • Haga clic en Alternar fila Total en la barra de herramientas Lista.

 


EJEMPLO DE SUBTOTAL



 




Reflexión

"Los subtotales constituyen una manera rápida y sencilla de resumir datos en listado. No es necesario crear fórmulas. Excel crea la fórmula, inserta las filas correspondientes al subtotal y al total y efectúa un esquema de los datos, automáticamente. Así, los datos resultantes son fáciles de formatear, colocar en un gráfico e imprimir. En resumen, añade líneas de subtotal a columnas de la lista. Un ejemplo de su uso en la vida diaria es cuando el dueño de una tiendita quiere saber cuanto dinero se gasto en materia prima durante mes, aplicando el subtotal, entonces la lista se dividiria en 4 subtotales (uno por semana) y a lo ultimo se veria el total general (cuanto se gasto en vendedor durante todo el mes)..."
María Teresa Romero Olivares.

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