Excel posee 329 maravillosas y útiles funciones, ordenadas dentro de 10 categorías. Un conocimiento profundo y am¡plio de las mismas abre la puerta a una gran cantidad de soluciones a problemas típicos de hoja de cálculos. En esta sección hacemos una introducción a las funciones Excel.
¿QUÉ ES UNA FUNCIÓN?
Una función es una fórmula predefinida por Excel que opera sobre uno o más valores (argumentos) en un orden determinado (estructura). El resultado se mostrará en la celda donde se introdujo la formula.
El tipo de argumento que utiliza una función es específico de esa función. Así, los argumentos pueden ser números, texto, valores lógicos como VERDADERO o FALSO, matrices, valores de error como #N/A o referencias de celda. Un argumento puede ser una constante, una fórmula o incluso otra función.
Excel cuenta con una gran variedad de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Estas funciones pueden ser matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información.
"Las funciones de Excel son una de las herramientas más poderosas dentro de una hoja de cálculo. Estas funciones nos facilitan mucho la realización de cálculos y tratamiento de los datos.
Para poder realizar una hoja de Excel utilizando funciones es imprescindible conocer cada una de ellas de forma individual.
Excel a creado tantas funciones para satisfacer cada una de las diferentes necesidades que exige cada uno de sus usuarios, por ejemplo un emrpesario o cualquier persona en la rama de esactas ocupa funciones estadisticas, financieras matematicas, etc. para tener un trabajo más ordenano; un maestro ocupa funciones logicas y de fecha y hora para llevar un mejor control de las calificaciones de sus alumnos, y así cada una de las funciones que tiene esta aplicación por más sencilla que sea nos ayudan a muchas de las tareas que debemos hacer no solo en nuestra área laboral sino en cualquer otra..."
Al igual que en matemáticas, estos operadores nos permitirán evaluar las relaciones (igualdad, mayor, menor, etc) entre un par de operandos (en principio, pensemos en números). Los operadores relacionales de los que disponemos son varios, los cuales les mostramos a continuación.
¿QUÉ ES UN OPERADOR DE RELACION EN EXCEL?
Los operadores relacionales son símbolos que se usan para comparar dos valores. Los operadores relacionales, también denominados operadores binarios lógicos y de comparación, se utilizan para comprobar la veracidad o falsedad de determinadas propuestas de relación (en realidad se trata respuestas a preguntas). Las expresiones que los contienen se denominan expresiones relacionales. Aceptan diversos tipos de argumentos, y el resultado, que es la respuesta a la pregunta, es siempre del tipo cierto/falso, es decir, producen un resultado booleano.
Éstos nos sirven para realizar comparac iones entre datos.
LISTA DE LOS OPERADORES DE RELACION DE EXCEL.
Operador
Acción
=
Igual que
>
Mayor que
<
Menor que
>=
Mayor o igual que
<=
Menor o igual que
<>
Desigual/Diferente que (desigualdad)
SINTAXIS
OBSERVACIONES. Se deben de compara ddatos del mismo tipo. Por lo tanro el operando 1 y el operando 2 deben de ser del mismo tipo.
¿CUÁNDO SE UTILIZAN?
Se utilizan para establecer una relación entre dos valores. Compara estos valores entre si y esta comparación produce un resultado de certeza o falsedad (verdadero o falso).
Los operadores relaciónales comparan valores del mismo tipo (numéricos o cadenas).
Tienen el mismo nivel de prioridad en su evaluación.
Cuando un programa termina de ejecutarse, devuelve o retorna un valor. En el caso de los programas, el valor de retorno es un número.
En este caso al usar valor de retorno en los operadores relacionales se devuelce un calor booleano (como se menciono anteriormente), es decir, falso o verdadero.
Reflexión
" Los operadores relacionales nos han facilitado la comprobación de la veracidad o falsedad de determinadas propuestas de relación, pero hay que aprender a manejarlos y usarlos muy bien y con mucho cuidado, ya que de lo contrario nos podriamos confundir y equivocarnos en el trabajo en el cual los queremos utilizar. Aunqur estós operadores son básicos en las matemáticas, hay a mucha gente que se les dificulta utilizarlos o puede ser que lleguen a confundir unos con otros (por ejmplo > con <, que supongo es el caso más común), ésto acarrea muchos problemas, porque por ejemplo se utilizan en la primaria junto conl as fracciones , en la secundaria en las ecuaciones de algebra y sin darnos cuenta en la vida diaria por ejmplo al ir al supermercado o a algun otro mandado..."
El tema de los operadores relacionales se estudiaron la finalidad de comprender mejor el uso de la función SI ( ). La función =SI( ) es una de las más potentes que tiene Excel. Es de extrema utilidad. Sirve cuando necesitamos que el resultado de una celda depende de alguna condición.
En esta entrada se intentara explicar fácilmente su uso.
FUNCIÓN SI ( )
Categoría. Lógicas.
Descripción.
La Función SI permite evaluar una condición (comprueba si se cumple una condición) y devuelve un valor si la condición especificada se cumple (osea si es verdadera) tendrá un valor, y en caso de que no se cumpla (osea que sea falsa) tendrá otro valor.
Se utiliza esta función para realizar pruebas condicionales en valores y fórmulas.
Ésta nos permite realizar una pregunta lógica, la cual puede tener dos posibles resultados Verdadero o Falso y actuar de una u otra forma según la respuesta obtenida.
Prueba_Lógica: Es la expresión que queremos evaluar, puede ser cualquier valor o expresión que pueda evaluarse como verdadero o falso.
Valor_si_verdadero: Como su nombre lo indica, es el resultado si la prueba lógica resulta verdadera.
Valor_si_falso: Indica es el resultado si la prueba lógica resulta falsa.
EJEMPLO
Para entender esta función vamos a realizar un pequeña ejemplo donde tendremos por cada registro o fila el nombre, y 3 notas para cada persona. En la cuarta columna calcularemos el Promedio de estas tres notas (si o recuerda como calcular el promedio vea el ejercicio básico de Excel).
La quinta columna nos servirá para indicar la situación del alumno, la cual será aprobado en el caso de que su promedio sea mayor o igual a 4.0, o reprobado en el caso de que sea menor que 4.
Para estimar la situación de cada alumno procederemos de la siguiente manera: nos situamos en la celda donde vamos a calcular la situación del primer alumno (celda F2) y presionamos el piloto de funciones (fx). aparecerá la ventana Insertar función. En ella seleccionaremos la categoría Lógicas y luego seleccionaremos la función SI. En la parte inferior del panel aparece una breve reseña de la función: SI(prueba_lógica;valor_si_verdadero;valor_si_falso)
Comprueba si se cumple una condición y devuelve un valor si se evalúa como VERDADERO y otro valor si se evalúa como FALSO.
Presionamos Aceptar y pasamos a la siguiente ventana donde indicaremos los argumentos de la función. Para nuestro caso debemos evaluar si el promedio es mayor o igual que 4, por lo tanto en el argumento prueba_lógica colocamos el nombre de la celda donde esta el promedio (podemos seleccionarla con el puntero del mouse), y a continuación escribimos mayor o igual que 4 de la forma: E2>=4.
En el argumento Valor_si_verdadero colocamos el valor que deseamos para el caso que nuestra condición sea verdadera, que sería Aprobado.
En el argumento Valor_si_falso colocamos el valor que deseamos para el caso que nuestra condición sea falsa, que sería Reprobado.
Aceptamos, y luego autocompletamos para el resto de los registros.
Hay que hacer notar que si seleccionamos la celda donde hemos aplicado la función si, veremos que la forma de escribir la formula manualmente es: =si(E2>=4;"Aprobado","Reprobado")
Formato Condicional
Las planillas de cálculo nos permiten también formatear los datos tabulados en base a alguna condición. Por ejemplo podemos hacer que si cualquiera de las 3 notas o el promedio es menor que 4 se escriba con color rojo o que si es mayor o igual que 4 se escriba con color azul.
Para ello primero seleccionaremos todas las celdas que tienen contenido numérico.
Luego vamos al menú Formato, seleccionamos la opción Formato condicional tras lo cual aparecerá la ventana Formato Condicional.
La Condición 1 la ajustaremos para que el valor de la celda sea mayor o igual que 4.
Después presionaremos el botón formato correspondiente a la Condición 1 y ajustaremos el color de fuente para que sea azul.
Aceptamos, y de vuelta en la ventana Formato Condicional agregamos una segunda condición mediante el botón Agregar. La condición será que el valor de la celda sea menor que 4, y el formato será el color rojo.
Finalmente nuestro archivo debería verse así:
Hay que hacer notar que si cambiamos alguna de las notas, automáticamente cambiará el promedio, y si la nota pasa de ser mayor o igual que 4 a ser menor que 4, cambiará de color y viceversa.
FUNCIÓN SI ANIDADA
Se dice que una función está anidada cuando se utiliza una función dentro de si misma.
"La Función SI( ), es una de las más útiles y utilizadas en Excel, lo que hace básicamente es comprobar si una condición es verdadera o falsa, está función está muy bien planeada y estracturada, aunque si es un poco complicada de entender, el saber y aprender a manejarla adecuadamente al final vale la pena, ya que su eplicación es muy aplicada (válganme la redundancia).
Si queremos saber como se prodria aplicar estpa función a nuestra vida diaria, pues un buen ejemplo es con los maestros, porque ellos pueden utilizarla para saber que alumnos estan aprobados o reprobados. Otro ejemplo seria en alguna empresa que si el administrador decide que si los vendedores superaron sus ventas anteriores un 30% les dara una remuneración pero si no cumples con esas condiciones tendran que conpensarlo trabajando horas extras..."
Microsoft Excel, como la mayoría de las hojas de cálculo, tiene una característica muy conveniente. Al copiar cualquier célula en otra celda, Excel ajustará automáticamente la fórmula hace referencia a otras células para referirse a las células en la misma posición relativa. Pero si se desea conservar las referencias de una celda se utiliza el direccionamiento absoluto, el cual se habla a continuación.
DIRECCIONAMIETO ABSOLUTO
Mientras no le indiquemos a Excel, éste va a considerar direccionamiento relativo cada vez que copiemos una fórmula.
El direccionamiento absoluto se utiliza cuando se desean conservar las referencias de una celda o rangos, es decir, Sirve para que al copiar una celda, la parte absoluta no varíe, mientras que la relativa se actualiza en función del número de filas o columnas a las que copias la fórmula.
Por ejemplo:
$D$1
o
$A$1:$C$5
(Son ejemplos de direccionamiento absoluto).
Se tiene que colocar el símbolo $ delante de la letra de la columna o del numero de fila que no que no se desea modificar al copiarse.
"Al referirnos de direccionamiento absoluto nos referimos exactamente a una celda, que no es actualizada al copiarse. Ésta opción que tiene Excel nos da la ventaja de trabajar más rapida y ordenadamente, ya que ya no es necesario estar copiando el dato o fórmula cada vez que queramos utilizarla, con el direccionamiento absoluto simplemente se arrastra la fórmula y ya, porque el dato base está fijo..."
En muchas ocasiones resulta muy útil que la información contenida en un libro de Excel se visualice gráficamente.
Excel posee una herramienta que permite la construcción de gráficos simples y complejos, brindando claridad en el momento de analizar la información.
En general la representación grafica de los datos hace que estos se vean mas interesantes atractivos y fáciles de leer que en otros formatos ya que Excel provee varios tipos de gráficos con lo cual el usuario puede elegir el mas adecuado para cada situación.
¿QUÉ ES UN GRÁFICO?
Un gráfico es una representación de los datos de una hoja de cálculo a través de figuras o líneas que permiten un análisis e interpretación más claros de los mismos. La utilización de gráficos hace más sencilla e inmediata la interpretación de los datos. A menudo un gráfico nos dice más que una serie de datos. Los gráficos comunican visulamente las relaciones entre los datos.
El proceso a seguir para la definición e inserción de un grafico ya sea en la misma hoja donde están los datos o en otra hoja del mismo libro es bastante sencillo las opciones necesarias se encuentran en la cinta de opciones, en el apartado Insertar>Gráfico.
TERMINOLOGÍA DE LOS GRÁFICOS
Los términos más comunes que se utilizan en los gráficos son :
Filas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de filas el gráfico aparecerá en forma horizontal.
Columnas: se refiere a la forma de ver el gráfico, si se elige en forma de columnas el gráfico aparecerá en forma vertical.
Barras: es un tipo de gráfico tipo filas u horizontal.
Rango de datos: se refiere al conjunto de valores o datos que conforman el gráfico, que por lo general es un conjunto de celdas.
Series: las son conjuntos de datos en forma de filas o columnas que tienen valores de un mismo rubro o categoría, por lo cual sí hay más de uno se deben nombrar las series, colocando un nombre significativo a los valores que representará en el gráfico.
Leyenda: es la serie o series que se mostraran en el gráfico, o de otra manera es un cuadro que se puede colocar arriba, abajo, izquierda o derecha del área de trazado del gráfico, ésta representará cada uno de los rubros o categorías de los valores graficados.
Área de trazado: el área de trazado de un gráfico es el cuadro interior del gráfico en donde se muestran los objetos o figuras que representan los valores que se eligieron para graficar.
TIPOS DE GRÁFICOS
1. Gráficos de columnas
Un gráfico de columnas muestra los cambios que han sufrido los datos en el transcurso de un período de tiempo determinado o ilustra las comparaciones entre elementos. Existen los siguientes subtipos de gráficos de columnas:
Columna agrupada Este tipo de gráfico compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3-D. Como muestra el siguiente gráfico, las categorías se organizan horizontalmente y los valores verticalmente, con el objeto de resaltar la variación producida en el transcurso del tiempo.
Columna apilada Este tipo de gráfico muestra la relación de elementos individuales con el todo, comparando la contribución de cada valor al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Columna 100% apilada Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Columnas 3D Este tipo de gráfico compara puntos de datos (puntos de datos: valores individuales trazados en un gráfico y representados con barras, columnas, líneas, sectores, puntos y otras formas denominadas marcadores de datos. Los marcadores de datos del mismo color constituyen una serie de datos.) a lo largo de dos ejes. Por ejemplo, en el siguiente gráfico 3-D podrá comparar la evolución de las ventas en Europa durante cuatro trimestres con el rendimiento de otros dos departamentos.
2. Gráficos de barras
Los gráficos de barras ilustran comparaciones entre elementos individuales y cuentan con los siguientes subtipos:
Barra agrupada Este tipo de gráfico compara valores de distintas categorías. También está disponible con un efecto visual 3D. en el siguiente gráfico, las categorías se organizan verticalmente y los valores horizontalmente, con el objeto de destacar la comparación de valores.
Barra apilada Este tipo de gráfico muestra la relación de los elementos individuales con el todo. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Barra 100% apilada Este tipo de gráfico compara el porcentaje que cada valor aporta al total de distintas categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
3. Gráficos de líneas
Los gráficos de líneas muestran las tendencias en los datos a intervalos idénticos y cuentan con los siguientes subtipos:
Línea. Este tipo de gráfico muestra tendencias a lo largo del tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Línea apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Línea 100% apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte porcentual de cada valor en el tiempo o entre categorías. También está disponible con marcadores en cada valor de datos.
Líneas 3D Es un gráfico de líneas con efecto visual 3D.
Circular Este tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total. También está disponible con efecto visual 3D, como muestra el siguiente gráfico.
Gráfico circular seccionado Este tipo de gráfico muestra la contribución de cada valor al total enfatizando los valores individuales. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Circular con subgráfico circular Este gráfico circular consta de valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico circular. Por ejemplo, para hacer más visibles los sectores pequeños, podrá agruparlos como un solo elemento del gráfico circular y, a continuación, descomponer dicho elemento en otro gráfico circular o de barras más pequeño situado junto al gráfico principal.
Circular con subgráfico de barras Gráfico circular con valores definidos por el usuario combinados en un subgráfico de barras.
Dispersión Este gráfico compara pares de valores, por ejemplo, el siguiente gráfico de dispersión muestra intervalos desiguales (o clústeres) de dos conjuntos de datos.
Al organizar los datos de un gráfico de dispersión, coloque los valores X en una fila o columna y, a continuación, los valores Y correspondientes en las filas o columnas adyacentes.
Dispersión con puntos de datos conectados por líneas Este tipo de gráfico se puede mostrar con o sin líneas de conexión rectas o suavizadas entre puntos de datos. Estas líneas pueden aparecer con o sin marcadores.
6. Gráficos de áreas
Los gráficos de área destacan la magnitud de los cambios con el transcurso del tiempo. Existen los siguientes subtipos de gráficos de áreas:
Área Este tipo de gráfico muestra las tendencias de los valores a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D. Al mostrar la suma de los valores trazados, los gráficos de áreas también muestran la relación de las partes con el todo. Por ejemplo, el siguiente gráfico de áreas enfatiza el incremento de ventas en Washington e ilustra la aportación de cada estado a las ventas totales.
Área apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Área 100% apilada Este tipo de gráfico presenta la tendencia del aporte porcentual de cada valor a lo largo del tiempo o entre categorías. También se encuentra disponible con un efecto visual 3D.
Anillo Este tipo de gráfico presenta los datos en anillos y cada anillo representa una serie de datos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico, el anillo interior representa la recaudación tributaria por combustible y el anillo exterior representa la recaudación tributaria por propiedades.
Anillos seccionados Este gráfico es similar a un gráfico circular seccionado, pero puede contener más de una serie de datos.
Radial Los gráficos radiales muestran cambios de valores con relación a un punto central. Pueden presentarse con marcadores en cada punto de datos. Por ejemplo, en el siguiente gráfico radial, la serie de datos que abarca la mayor parte del área (Marca A), representa la marca con mayor contenido vitamínico.
Radial relleno En este tipo de gráficos, el área cubierta por una serie de datos aparece rellena de un color.
9. Gráficos de superficie.
Los gráficos de superficie son útiles cuando se desea buscar las combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y los diseños indican las áreas que se encuentran dentro del mismo rango de valores. Existen los siguientes subtipos de gráficos de superficie:
Superficie 3D Este tipo de gráfico muestra tendencias de los valores en dos dimensiones a lo largo de una curva continua. Por ejemplo, el siguiente gráfico de superficie muestra las diversas combinaciones de temperaturas y tiempos que dan como resultado la misma medida de resistencia a la tensión. Los colores de este gráfico representan rangos de valores específicos.
Cuando aparecen sin colorear, los gráficos de superficie 3D se denominan tramas de superficie 3D.
Contorno Es un gráfico de superficie visto desde arriba, en el que los colores representan rangos de valores. Cuando aparece sin colorear, se denomina trama de contorno.
Este gráfico de burbujas muestra que la Organización A tiene un mayor número de productos y una mayor cuota de mercado, pero no el nivel de ventas más elevado.
11. Gráficos de cotizaciones
Este tipo de gráficos suele utilizarse para ilustrar datos de cotización de acciones, aunque también se pueden utilizar para presentar datos científicos, (por ejemplo, para indicar cambios de temperatura). Para crear gráficos de cotizaciones debe organizar los datos en el orden correcto.
Máximos, mínimos, cierre El gráfico de máximos, mínimos y cierre suele utilizarse para ilustrar la cotización de acciones. Se necesitan tres series de valores en el siguiente orden: máximos, mínimos y, por último, cierre.
Apertura, máximos, mínimos, cierre Este tipo de gráfico requiere cuatro series de valores en el orden correcto (apertura, máximos, mínimos y cierre).
Volumen, máximos, mínimos, cierre Estos gráficos requieren cuatro series de valores en el orden correcto (volumen, máximos, mínimos y cierre). El siguiente gráfico de cotizaciones mide el volumen mediante dos ejes de valores: uno para las columnas que miden el volumen, y otro para la cotización de las acciones.
Volumen, apertura, máximos, mínimos, cierre Este tipo de gráfico requiere cinco series de valores en el orden correcto (volumen, apertura, máximos, mínimos y cierre).
12. Gráficos con marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide.
Este tipo de gráficos utiliza marcadores en forma de cilindro, cono o pirámide para dar a los gráficos de columnas, barras y columnas 3D un efecto espectacular. A igual que los gráficos de barras y columnas, los gráficos de cilindro, cono o pirámide cuentan con los siguientes subtipos:
Columna, columna apilada y columna 100% apilada En esta clase de gráficos, las columnas se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.
Barra, barra apilada y barra 100% apilada En estos gráficos las barras se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.
Columnas 3D En estos gráficos, las columnas 3D se representan con formas cilíndricas, cónicas o piramidales.
PROCESO PARA LA CREACIÓN DE GRAFICOS
Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:
Seleccione los datos a representar en el gráfico
Seleccione el menú Insertar.
Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.
O bien haz clic (I) sobre el botón Gráficode la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.
Elige un tipo de gráfico.
Observa como existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.
Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.
Si no tienes muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve descripción de éste.
Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.
En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:
*CANCELAR para no realizar el gráfico.
*ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.
*SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.
*FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.
Este paso es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en el gráfico. Dispone de dos fichas o pestañas:
En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botónel asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como:
Seleccione el rango a representar y haz clic sobre el botón para volver con el asistente para gráficos.
Seleccione la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes observar en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de nuestro gráfico.
Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.
En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,...,
Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8.
En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.
Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos 11 y 12.
Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.
El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observa la muestra del gráfico en la parte superior.
Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.
Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.
En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.
Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).
Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).
Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.
Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.
Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.
Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción Automático, Excel2000 tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.
Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.
Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.
Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de graduación secundarias.
Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).
Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).
Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.
Generalmente, Excel2000 presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.
Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.
Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.
Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.
Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.
El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos.
Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.
En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.
Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, Excel2000 puede darte la opción de incluir una tabla de datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.
Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.
Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.
Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.
Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.
Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.
O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.
Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.
Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, Excel2000 crea el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo modificar dichas opciones.
Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.
Modificar la posición y el tamaño de un gráfico
Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:
1 Seleccione el gráfico.
2 Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.
3 Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico.
4 Suelte el botón del ratón.
Para cambiar el tamaño de un gráfico:
1 Selecciona el gráfico.
2 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se deseara cambiar de tamaño una ventana).
El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.
3 Pulse el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.
Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla CTRL o MAYUS.
4 Suelte el botón del ratón.
Impresión de un gráfico
Para imprimir un gráfico se debe seleccionar el mismo y luego ir al menú Archivo->Imprimir y luego le aparecerá una ventana como la que se muestra a continuación:
En esta ventana debe asegurarse que este activada la casilla que dice Gráfico seleccionado, como muestra la flecha en la figura de arriba, si desea ver como se verá el gráfico en la hoja, presione el botón Vista previa
y automáticamente se observará una muestra de cómo quedará se gráfico impreso.
Reflexión
"Como bien se sabe no todas las personas aprender oyendo, sino que algunas otras aprender viendo y observando, es por eso que en mi opinión Excel decidio incorporar la opción de gráficos a sus hojas de calculo. Los gráficos nos dan la gran facilidad de poder hacer que nuestro trabajo se vea más ordenado y organizado, independientemente que se ve bonito que hayan imagenes, ya que hay gente que entiende más con estadisticas que con diapositivas (por ejmplo). Los gráficos son muy utilizados por ejemplo en las empresas para que los jefes se den cuenta más facilmente si su empresa esta bien o no. Excel ya nos dio está facil y accesible herramienta ahora esta en nuestras manos aprender a usarla con inteligencia y astucia para nuestro propio beneficio..."
