INTRODUCIÓN

 ¿QUÉ ES EXCEL?

Microsoft Excel 2003 es un software de aplicación que facilita el registro y la organización de datos para extraer resultados. Capacitarse en este programa es importante porque permite realizar y automatizar cálculos, tareas que ahorran tiempo y disminuyen la posibilidad de cometer errores. Microsoft Excel 2003 es muy socorrido, por ejemplo, en las empresas, el personal administrativo lo aplica para registrar gastos y calcular utilidades, planear el presupuesto, elaborar facturas y registrar a los clientes.

Sirve para manejar hojas de cálculo electrónicas. Este programa es desarrollado y distribuido por Microsoft en el paquete de Office para usarse en Windows o Macintosh y es utilizado normalmente en tareas financieras, contables,administrativas, de producción, etc.

PRESTACIONES

• Permite realizar operaciones con números organizados en una cuadrícula.
• Es capaz de trabajar con números de forma sencilla e intuitiva.
• Tienes la característica de recálculo automático.
• Te permite hacer simulaciones fácilmente.
• Te permite hacer cómputos aritméticos, científicos y financieros.
• Es útil para realizar desde simples sumas hasta cálculos de préstamos hipotecarios.
• Nos permite construir planillas, cuadros estadísticos, registros de asistencias de notas etc.
• Tiene una amplia capacidad gráfica.
• Se puede imprimir todo lo que se realiza .
•  interpreta correctamente cualquier documento con formato XML, conservando todos sus atributos.
• Es facil de usar porque tiene cajas de dialogo, menus desplegables y apoyo en el raton.
• Relaciona hojas de calculo.
• Soporta arreglos y tablas.
• Manejo de graficas y diagramas.
• Manejo de datos creados en otro software.
• A las celdas o texto se les puede dar cualquier formato soportado por windows.

Reflexión

"Sin duda, el programa de Microsoft Excel se ha convertido en una prioridad para nuestra vida diaria, más que nada en las áreas exactas, pero nuestra sociedad en su ignorancia considera a Excel un programa más y no se dan cuenta del potencial que le pueden sacar ya que éste no solo nos permite realizar cálculos muy complejos en cuestión de minutos que a nosotros nos llevaría mucho tiempo resolver, sino que también nos permite ser más ordenados y pulcros en nuestro trabajo..."

María Teresa Romero Olivares.

MÉTODOS DE ACCESO

Hay que saber que a la aplicación de Excel hay más de una o dos formas de acceder a ella, con la finalidad de que si surgiera algun problema con el teclado o el mouse, por ejemplo, puedas accesar de una manera más facil y rapida y es por eso que a continuacion te mostramos los 6 metodos para entrar a Excel. 

Método 1.  
Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas , aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

 Método 2. 

Desde el icono de Excel del escritorio.

Método 3. 

Busque el archivo Excel.exe en el Explorer y haga doble-clic en el mismo.

 

Método 4. 

En el menú Inicio, abrir Ejecutar,  en recuadro de "abrir" Excel , y haga clic en Aceptar.

Método 5. 

 Usar la barra de accesos directos de Office,  para abrir el nuevo documento en ese programa.  

 

Método 6.

 Use los íconos de Office en el menú Inicio.

 

Si Microsoft Office está instalado:

1. Abrir el menú Inicio y hacer un clic en  Nuevo documento de Office. Inicio | Todas las programas |  Nuevo documento de Office.
   Aparece un cuadro de diálogo con etiquetas para diferentes tipos de documentos, dependiendo de las aplicaciones de Office que haya instalado.  
   
2. Seleccione la ficha General y allí el Libro en blanco. 
    
   Su diálogo probablemente tiene fichas diferentes de las que muestran las ilustraciones.
   Note los diferentes iconos para las distintas clases de documentos de Office. Los iconos son algo diferentes para las distintas versiones de Office.    
    
3. Hacer un clic en el botón Aceptar. Excel se abre, con una hoja de trabajo en blanco nueva.  

Si MS Office no está instalado:

Usted debe encontrar que el icono de menú de Inicio de Microsoft Excel.

Hacer un clic  en   Inicio | Todas las programs |  Microsoft Excel  

Excel se abrirá con un libro de trabajo en blanco. 

Distintas Formas de Acceder a Excel 2003

Reflexión

"Por lo general un usuario promedio solo sabe accesar a un programa (en este caso Excel) por dos métodos: por el método de botón de Inicio y desde el icono del escritorio. Pero es muy importante aprender a entrar a Excel por todos los medios, ya que puede ser que alguna vez no sirva el mouse, el icono no aparezca en el escritorio o no este a la vista en los programas u otra razón y si aprendemos los distintos métodos de acceso podremos iniciar el programa de Excel solo utilizando el teclado, con Ejecutar o abreviado y así tendremos la facilidad de trabajar más cómodos..."

María Teresa Romero Olivares.

VENTANA DE APLICACIÓN

La ventana de Microsoft Excel 2003 tiene elementos comunes al sistema operativo Microsoft Windows XP y al software de aplicación Microsoft Word 2003. Sin embargo, incluye funciones únicas para la creación de hojas de cálculo electrónicas. A continuacion te mostramos las partes que conforman la ventana de está aplicación.

ELEMENTO	FUNCIÓN
Barra de título.	Visualiza el nombre del programa y del documento activo (Libro 1). La ventana también contiene los botones Minimizar, Restaurar/Maximizar y Cerrar.
Barra de menús.	Incluye los menús que agrupan todas las operaciones de la aplicación. Si deseas desplegar un menú haz clic en su nombre. Excel personaliza los menús con las opciones frecuentes y las desplegar, en primer lugar, cuando abras menú.
Barra de fórmulas.	Visualiza el contenido de la celda activa y permite modificarlo. Está compuesta por los botones Cancelar, Introducir e Insertar función, y de un área para editar el contenido.
Barra de herramientas Estándar.	Contiene botones que permiten, sin utilizar los menús, crear un nuevo libro, abrir y guardar un libro activo, imprimir información, verificar la ortografía, copiar y pegar datos, deshacer y rehacer alguna operación, etc. Al colocar e puntero sobre un botón se despliega una breve descripción de la función que realiza.
Barra de herramientas Formato.	Incluye botones para aplicar formato a las celdas ya su contenido, por ejemplo a) utilizar una fuente, tamaño y estilo especifico en algunos datos, o b) aplicar el estilo moneda o porcentual a valores numéricos, etc.
Panel de tareas.	Brinda un acceso rápido a la apertura de un libro existente, la creación de un  nuevo libro, la inserción de imágenes prediseñadas, etc.
Barra y botones de desplazamiento vertical y horizontal.	Permiten desplazarte a lo ancho y a lo largo de tu hoja de trabajo.
Ayudante de Office.	Proporciona ayuda en línea.
Barra de estado.	Ofrece información sobre la hoja  o el ejercicio en proceso.
Etiqueta de la hoja de trabajo.	Haz clic en las etiquetas para cambiar de una hoja a otra. Puedes cambiarle el nombre si haces doble clic en ella.
Botones de desplazamiento de etiquetas.	Permiten desplazarte hacia atrás o hacia delante en una hoja de trabajo activa, o a la primera o última hoja.
Encabezados de fila.	Son etiquetas de filas. Para seleccionar una fila, haz clic en su encabezado. Si deseas elegir varias, haz clic en el encabezado de la fila inicial con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, desplaza el puntero hacia el encabezado de la fila final; libera el botón.
Encabezados de columna.	Son etiquetas de columnas. Para seleccionar una columna, haz clic en su encabezado. Si deseas elegir varias, haz clic en el encabezado de la columna inicial con el botón izquierdo del ratón y, sin soltarlo, desplaza el puntero hacia el encabezado de la columna final; libera el ratón.
Celda activa.	Aquí se introducen los datos y las fórmulas.
Cuadro de nombres.	Indica la celda seleccionada o activa.

Excel 2003: Elementos principales de una pantalla

 

• Si deseas saber más a detalle acerca del tema o quieres más información del mismo visita: 

1. El entorno de Microsoft Excel. 
2. Pantalla inicial de Excel. 

Reflexión

"Cuando adquirimos algún producto se supone que hay que leer el instructivo y aprender como usarlo, pues la aplicación de Excel no es la excepción. Si queremos empezar a utilizarlo primero debemos que saber los nombre de las herramientas que nos ofrece,  para que sirven cada uno de ellas y como me pueden ayudar a enriquecer mi trabajo. Y tambien es muy importante saber la ubicaion de cada elemento del programa, para que así sea más facil y comodo su manejo..."

María Teresa Romero Olivares

TIPOS DE DATOS

Como en todo cada cosa tiene su nombre y los datos que son introducidos a Excel no son la excepción, los cuales debes debes aprender para poder identificarlos más rápidamente. Es lo que se te explicara en los siguientes párrafos.

Los datos que son analizados en Excel son almacenados en las celdas, estas pueden soportar 2 tipos de datos valores y rótulos o etiquetas, a su vez éstos pueden ser tratados a través de fórmulas y funciones.

Los gráficos, imágenes, controles y otros objetos son almacenados en las hojas, por este motivo es que no son considerados como datos ya que no están almacenados en las celdas.

• Rótulos. Son combinaciones de caracteres alfanuméricos, es decir, letras, números y caracteres de puntuación. Un rotulo no puede iniciar con un signo +, - o = ya que Excel los confundiría con una fórmula. Los representan títulos para las columnas y filas y ayudan a identificar el contenido del campo.

• Valores. En Excel valor es simplemente, un número. Excel podrá manejar números con hasta 30 decimales. Los valores representan cantidades y existen varios formatos, es importante saber que Excel trata las fechas y horas como números.

• Fórmulas. En Excel es posible introducir fórmulas para realizar cálculos matemáticos dentro de las hojas. Para que Excel interprete un dato como fórmula basta con que el primer carácter introducido sea =, + o -.Una de las cosas más importantes de las fórmulas es que no se pueden trabajar directamente con números sino también con referencias.

• Funciones. Es una fórmula predefinida por Excel aunque también el usuario puede crear sus propias funciones, son usadas para manipular valores y etiquetas y están agrupadas por categorías.

Excel clasifica a cada dato facilitando en el mismo instante en que se comienza a introducir en una celda. Por regla general, lo habitual es que:

1. Si el primer carácter introducido no es un digito numérico, Excel interpreta el dato como rotulo (lo alinea a la izquierda).
2. Si el primer carácter introducido es un digito numérico, Excel interpreta el dato como valor (lo alinea a la derecha).

"EJEMPLO DE LOS TIPOS DE DATOS"

(para apreciarlo mejor dar clic en "Editar esta página") 

Reflexión

"Microsoft Excel es capaz de identificar el tipo de dato que se introduce en una hoja de cálculo. El usuario no tiene que decirle a Excel que tipos de dato es, éstos son diferenciados y examinados en consecuencia por la aplicación.

Al utilizar Excel  es importante saber  los nombres de los datos que estamos utilizando, para poder distinguir uno del otro, por ejemplo una persona que no tiene estos conocimientos es capaz de confundir una fórmula con una función.

Y todo esto con la finalidad de hacerle más cómodo el trabajo al usuario..."

María Teresa Romero Olivares.

OPERADORES ARITMÉTICOS PARA PRODUCIR FÓRMULAS EN EXCEL

Para que Excel sepa que tipo de operaciones queremos realizar necesita utilizar los llamados operadores los cuales especifican el tipo de cálculo que se desea ejecutar en los elementos de una fórmula, en estós operadores exste un orden predeterminado en el que tienen lugar los cálculos, pero tienen ciertas reglas, las cuales te explicaremos posteriormente.

Operadores

Las fórmulas calculan los valores en un orden específico. Las fórmulas de Excel siempre comienzan por un signo igual (=). El signo igual indica a Excel que los caracteres siguientes constituyen una fórmula. Detrás del signo igual están los elementos que se van a calcular (los operandos), separados por operadores de cálculo. Excel calcula la fórmula de izquierda a derecha, según el orden específico de cada operador de la fórmula.

Los operadores especifican el tipo de cálculo que se desea realizar con los elementos de una fórmula. Microsoft Excel incluye cuatro tipos diferentes de operadores de cálculo: aritmético, comparación, texto y referencia.

Operadores Aritméticos

Los operadores Aritméticos son signos que indican una operación o un cálculo aritmético entre uno o dos operandos (datos).

Operador aritmético	Nombre	Significado	Tipo	Ejemplo
+ (signo más)	Plus	Suma	Binario	3+3
- (signo menos)	Minus	Resta Negación	Binario	3-1 -1
* (asterisco)	Asterisco	Multiplicación	Binario	3*3
/ (barra oblicua)	Barra	División	Binario	3/3
^ (acento circunflejo)	Caret	Exponenciación	Binario	3^2
% (signo de porcentaje)	Porciento	Porcentaje	Unario	20%

Diseño de Formulas

• Binario

Operando 1	Operador	Operando2	Ejemplo
Dato 1	+	Dato 2
Valor constante	+	Valor constante	=8+5
Valor constante	+	Valor variable	=8+J14
Valor variable	+	Valor constante	=D5+7
Valor variable	+	Valor variable	=C4+F2

• Unario

Operando	Operador	Ejemplo
Dato	%
Valor constante	%	=16%
Valor variable	%	=E7%

Jerarquía los operadores

Si se combinan varios operadores en una única fórmula, Excel ejecutará las operaciones en el orden que se indica la jerarquía aritmética que se muestra en la tabla siguiente. Si una fórmula contiene operadores con la misma precedencia (por ejemplo, si una fórmula contiene un operador de multiplicación y otro de división), Excel evaluará los operadores de izquierda a derecha.

 

Operador	Descripción
: (dos puntos) (un solo espacio) , (coma)	Operadores de referencia
-	Negación
%	Porcentaje
^	Exponenciación
*     /	Multiplicación y división
+     -	Suma y resta
&	Conecta dos cadenas de texto (concatenación)
=, <, >, <=, >=, <>	Comparación

Uso de paréntesis

Para cambiar el orden de evaluación, escriba entre paréntesis la parte de la fórmula que se calculará en primer lugar. Por ejemplo, la siguiente fórmula da un resultado de 11 porque Excel calcula la multiplicación antes que la suma. La fórmula multiplica 2 por 3 y, a continuación, suma 5 al resultado.

 =5+2*3

Por el contrario, si se utilizan paréntesis para cambiar la sintaxis, Excel sumará 5 y 2 y, a continuación, multiplica el resultado por 3, con lo que se obtiene 21.

=(5+2)*3

En el siguiente ejemplo, los paréntesis que rodean la primera parte de la fórmula indican a Excel que calcule B4+25 primero y después divida el resultado por la suma de los valores de las celdas D5, E5 y F5.

=(B4+25)/SUMA(D5:F5)

EJEMPLO 1

 ¿Cuál es el resultado de la operación 4+5*2-7*(2+3)^3 ?

1. El programa primero calcula el paréntesis (2+3) que da 5.
2. Después calcula la potencia y calcula 5^3 es decir 5*5*5 que da 125.
3. A continuación las multiplicaciones 5*2 que da como resultado 10 y 7*125 que da 875.
4. Nos queda  4+10-875 es decir 14 menos 875 que da como resultado un número negativo -861.

 

 EJEMPLO 2.

 

EJEMPLO 3. 

 

Reflexión

 

"Utilizar una fórmula nos puede facilitar la manipulación de los datos de una hoja de cálculo y combina los valores de algunas celdas con operadores, tales como suma, resta, multiplicación, división, etc. A lo mejor hay gente que le es un poco complicado el uso de operadores para formulas en Excel, pero estos nos ahorran mucho tiempo y trabajo en la realización de las operaciones.  Sin duda, Excel ha demostrado ser una aplicación muy organizada con los operadores, la jerarquía, la prioridad de los paréntesis, los valores, etc..."

María Teresa Romero Olivares